La pandémie de COVID-19 continue de changer notre façon de vivre et de travailler. Dans le contexte postpandémique, les municipalités, les gouvernements provinciaux et d’autres responsables de grands portefeuilles immobiliers adoptent de nouvelles stratégies de gestion qui associent la technologie et l’exploitation des installations afin de répondre aux besoins changeants en matière d’infrastructure. Certains gestionnaires de portefeuille s’adaptent au changement en réalisant de nouveaux projets par le biais de services de gestion de projet externalisés.

L’externalisation peut être une solution dans la mesure où elle allège la pression interne liée à l’augmentation ou à la fluctuation des exigences opérationnelles et des projets d’investissement. Les propriétaires qui envisagent l’externalisation seraient bien avisés d’évaluer la capacité d’un fournisseur à augmenter sa capacité pour répondre aux fluctuations de la demande du marché.

Les mesures de l’évolutivité doivent faire partie d’un appel d’offres pour permettre aux propriétaires de mieux évaluer et sélectionner un partenaire de projet capable de répondre à des exigences flexibles et de mener à bien les projets.

Comment déterminer l’évolutivité d’un fournisseur

Pour déterminer au mieux l’évolutivité d’un fournisseur, le propriétaire doit évaluer les points suivants :

  1. L’effectif de réserve
    L’effectif de réserve se mesure au nombre de personnes employées pleinement qualifiées qui sont en réserve ou immédiatement disponibles pour des projets. Le propriétaire d’un portfolio devrait pouvoir compter sur un fournisseur disposant d’un effectif de réserve pouvant répondre aux demandes de service en période de pointe. Pour évaluer l’effectif de réserve d’un fournisseur, le propriétaire peut prendre en compte l’effectif actuel du fournisseur et sa capacité à mobiliser des ressources à l’interne ou par le biais de partenariats de coentreprise. On peut aussi trouver d’autres ressources chez les entrepreneurs indépendants, mais en ne comptant que sur eux, on ne dispose pas véritablement d’un effectif de réserve. De plus, cette approche est vulnérable aux changements du marché du travail.
  2. Capacité à mobiliser des ressources
    L’évolutivité des fournisseurs dépend souvent de la capacité d’un organisme à mobiliser rapidement et efficacement des ressources compétentes. Les organismes qui pratiquent la formation croisée peuvent élargir le nombre d’employés prêts à être déployés. Un fournisseur disposant d’un effectif plus important sera en mesure d’activer rapidement ses ressources, mais la taille ne suffit pas à garantir quoi que ce soit. L’activation des ressources passe aussi par la capacité d’attirer de nouveaux employés.

    De nos jours, les gens veulent travailler pour des entreprises qui ont une conscience sociale et qui valorisent leur personnel. Les entreprises qui ont des pratiques actives et modernes de recrutement et de mobilisation des employés récolteront davantage de talents. Ces entreprises accordent également la priorité à la diversité, à l’équité et à l’inclusion, à la formation et au perfectionnement du personnel, à la santé et à la sécurité, aux options de travail flexibles, à l’utilisation de technologies appropriées, à la qualité du travail et aux régimes de rémunération complets.
  3. Environnements de travail flexibles
    Personne ne devrait être surpris d’apprendre que les milieux de travail flexibles sont là pour de bon. Dans presque tous les secteurs, l’évolution de la technologie a donné aux employeurs et au personnel la possibilité de travailler de la manière qui convient le mieux à leurs besoins personnels – que ce soit sur place, au bureau, à la maison ou dans un café voisin.

    Les modalités de travail à distance permettent également aux fournisseurs d’accéder à un plus grand nombre de ressources et d’expertises, auparavant considérées comme indisponibles en raison de la distance. Ces ressources n’annulent pas la nécessité de pouvoir compter sur une présence locale, mais les dispositions prises à distance grâce à la technologie peuvent améliorer la capacité d’un fournisseur à offrir des services spécialisés. En outre, les fournisseurs qui adoptent des pratiques de travail flexibles ont plus de chances de compter sur les meilleurs talents et la meilleure expertise pour le projet, et ce, quelle que soit la distance physique.
  4. La présence locale
    Bien que de nombreuses organisations s’orientent vers des environnements de travail plus flexibles et à distance, il y aura toujours des fonctions – comme les enquêtes sur le terrain ou l’évaluation de l’état des lieux – qu’il vaut mieux effectuer en personne.

    Les propriétaires évaluent souvent les fournisseurs qui disposent d’un bureau ou de ressources locales, mais ils devraient également prendre en considération les entreprises dont les ressources sont situées à une distance raisonnable. Pour les entreprises dont l’environnement de travail est solide et flexible, l’emplacement du bureau peut ne pas être aussi important que l’emplacement du bureau à domicile de chaque membre du personnel. Si le temps de réponse est important, les propriétaires ont besoin de savoir, preuves à l’appui, le temps qu’il faut pour que quelqu’un arrive sur place.

    Lorsque l’emplacement des bureaux est important, méfiez-vous des promesses d’ouverture de nouveaux bureaux. L’ouverture de nouveaux bureaux nécessite un investissement considérable. Il peut être tentant de retenir un fournisseur qui promet d’ouvrir bientôt un bureau local, mais les propriétaires doivent chercher à obtenir des garanties supplémentaires, telles que la capacité démontrée du fournisseur à établir rapidement de nouveaux bureaux et ses antécédents en matière d’ouverture de bureaux physiques.
  5. Technologies et logiciels de gestion de la qualité
    Les fournisseurs ont besoin de technologies pour effectuer le travail à distance et suivre les tendances en matière de contrôle de la qualité. En matière de gestion de projet, la précision et le contrôle sont nécessaires pour garantir que la qualité est bel et bien mesurée. Il faut aussi pouvoir compter sur des outils permettant de surveiller la réalisation du projet.

    La technologie et les logiciels jouent un rôle important dans la capacité d’un organisme à s’adapter au changement. Avant 2019, les plateformes logicielles telles que Zoom ou Microsoft Teams servaient rarement à la tenue de réunions professionnelles, alors que maintenant, elles sont monnaie courante. Il faut compter sur les outils et les protocoles nécessaires pour utiliser efficacement ces plateformes et s’assurer que ceux qui ne peuvent pas assister physiquement à une réunion de stratégie ou de chantier puissent tout de même y participer et y contribuer.

    La technologie peut également offrir des outils d’analyse et de gestion des données incomparables pour les chantiers. Les flux vidéo en direct, les archives de photos à 360 degrés et les drones permettent aux fournisseurs d’offrir les avantages d’une présence permanente sur le chantier à une fraction du coût. Grâce à ces outils, on peut aussi filmer l’activité sur le chantier, ce qui favorise la transparence et minimise les retards coûteux ou les ordres de modification.

Dans le cadre d’une reprise postpandémique, la demande de services de gestion de projet va augmenter. Les fournisseurs s’empresseront d’accroître leurs effectifs pour servir de nouveaux clients, ou de former des partenariats pour répondre à cette demande accrue. Les propriétaires d’installations devront s’assurer qu’ils font appel à des fournisseurs de services possédant l’expertise et les capacités nécessaires pour répondre aux besoins particuliers de leurs projets. En ce qui concerne les capacités, les propriétaires devront vérifier que l’évolutivité du service du fournisseur correspond au niveau de service et au temps de réponse visés.