En matière de gestion de projet, les maîtres d’ouvrage sont généralement confrontés à trois difficultés lorsqu’un bureau de gestion de projet ou un processus de gouvernance n’est pas établi : l’ambiguïté entourant les rôles et les responsabilités, la confusion entourant la prise de décision et les délais d’approbation. Or, ces trois difficultés peuvent être fatales pour un projet. Cependant, une même solution peut les régler : la gouvernance de projet.

La gouvernance d’un projet est semblable au développement d’une structure organisationnelle. Au fur et à mesure qu’une organisation se développe, les responsables prennent les mesures nécessaires pour mettre au point un cadre qui détermine la manière dont les décisions sont prises et qui les prend. Ils cernent également les rôles et les responsabilités qu’il faut attribuer à chacun pour favoriser la croissance de l’entreprise, ce qui clarifie la manière dont chaque membre de l’organisation contribuera à son succès.

Les projets d’investissement doivent être traités de la même façon. Les maîtres d’ouvrage, les entrepreneurs et les consultants se réunissent pour atteindre un objectif commun, mais la réussite du projet pourrait être compromise sans une gouvernance commune.

Qu’est-ce que la gouvernance de projet?

Le Project Management Institute (PMI) définit la gouvernance de projet comme « le cadre, les fonctions et les processus qui guident les activités de gestion de projet, de programme et de portefeuille. En vertu de la gestion de projet organisationnelle (OPM), la gouvernance sert à orienter, à prendre des décisions et à superviser le cadre d’exécution stratégique de l’OPM. »

De nombreuses définitions populaires de la gouvernance de projet se penchent sur l’administration, l’autorité ou les contrôles qui garantissent que les projets entrepris sont réalisés par les équipes participant à leur livraison. Toutefois, la définition du PMI se concentre sur des termes tels que « cadre », « processus », « orientation » et « supervision » — ce qui s’éloigne du langage autoritaire pour mettre en évidence que la gouvernance de projet est surtout liée à la mise en place d’une structure. Cette approche est importante car elle responsabilise et encourage les équipes à ancrer leurs efforts tout au long du cycle de vie naturellement fluide du projet.

Pourquoi est-ce important?

Sans un cadre de projet approprié, les membres de l’équipe – y compris les consultants et les entrepreneurs – interpréteront leurs rôles et l’étendue de leur travail en fonction des informations disponibles. Si aucun cadre formel n’est élaboré ou communiqué, les équipes de projet s’appuieront sur leur expérience passée ou sur des notions préconçues de gouvernance pour gérer leurs rôles individuels et combler les lacunes du processus.

La réalisation du projet doit absolument s’appuyer sur une orientation, des processus décisionnels et une supervision clairement définis. Cela permet d’éliminer toute ambiguïté et de tracer une voie directe vers la réussite du projet.

On pense souvent que la taille de l’organisation, ou même du projet, détermine s’il faut ou non s’arrêter à la gouvernance d’un projet. C’est faux. S’il est vrai que plus votre organisation est grande, plus il est probable qu’elle soit dotée d’un plan de gouvernance, il reste que la gouvernance de projet n’a rien à voir avec la taille et la complexité de l’organisation. Au contraire, il est tout aussi important et utile de mettre en place une structure de gouvernance dans les petites organisations. Si vous établissez un cadre en vertu duquel toutes les parties comprennent dès le départ quels sont leurs rôles, leurs responsabilités et ce à quoi elles peuvent s’attendre, les équipes – peu importe leur taille -- pourront fonctionner efficacement. Ainsi, lorsque des problèmes surviendront, l’équipe de projet disposera d’un ensemble de protocoles convenus qui lui permettront de prendre rapidement des décisions importantes, ce qui facilitera le respect du calendrier et du budget.

Conseils de mise en oeuvre

L’établissement de règles est un élément fondamental de presque toute interaction au sein d’une équipe. De la salle du conseil d’administration au chantier de construction, la gouvernance du projet jette les bases d’un environnement solide et collaboratif.

Voici des conseils pour aider votre organisation à mettre en œuvre un plan de gouvernance dans le cadre de votre prochain projet d’investissement :

  1. Commencez la planification dans les plus brefs délais : Adoptez un cadre de gouvernance dès le début de votre projet afin d’atténuer les défis et les risques associés aux travaux de rénovation ou de construction.
  2. Identifiez un responsable de la gouvernance : Identifiez clairement un point de contact unique pour mettre en œuvre et gérer la gouvernance tout au long du cycle de vie du projet. Qu’il s’agisse d’une ressource interne ou d’un consultant, le responsable de la gouvernance doit avoir les connaissances et les capacités nécessaires pour créer une solide stratégie de réussite.
  3. Évaluez et reconnaissez votre capacité interne : De nombreuses organisations sont à bout de souffle et ne peuvent consacrer les ressources nécessaires à la gestion d’un nouveau projet. Selon la charge de travail, vous pouvez envisager de compléter votre capacité interne par des ressources externes qui se concentreront sur la mise en place d’une structure de gouvernance.
  4. Comprenez les risques : Votre responsable de la gouvernance du projet doit travailler avec l’équipe de projet pour identifier les risques liés aux ressources et au projet. En procédant ainsi dès le début du projet, l’équipe peut élaborer un plan pour atténuer les risques connus, ainsi qu’une stratégie pour surmonter rapidement les risques inconnus.
  5. Préparez un plan de gouvernance : En plus de cerner les risques, votre responsable de la gouvernance vous aidera à établir un plan ou un cadre pour gérer la direction, la prise de décision et la supervision tout au long du cycle de vie du projet. Le plan de gouvernance personnalisé fera clairement état du rôle et de la responsabilité de chaque partie, et comprendra un processus d’approbation réglementant la prise de décision.
  6. Évoluez avec le projet : Il est tout à fait naturel que les processus changent au fil du temps. Votre plan de gouvernance de projet est un document vivant qui évolue avec le projet. Le responsable de la gouvernance sera chargé de surveiller le rendement du cadre de gouvernance et, le cas échéant, de l’ajuster pour qu’il réponde aux besoins du projet à chaque étape.

Une organisation peut être tentée de sauter l’étape de la gouvernance d’un projet en raison de contraintes de ressources ou d’idées fausses quant à l’importance de ce moment critique de la planification de projet. En conséquence, nous entendons souvent parler de projets d’investissement accumulant des retards, des défis et des risques, ce qui peut être accablant. Avant de commencer votre prochain projet, prenez le temps d’évaluer la capacité, la disponibilité et l’expertise de vos ressources internes. Si vous vous dotez d’un plan de gouvernance, vous pourrez réduire le stress lié aux projets d’investissement et vous assurer que votre équipe comprend clairement l’objectif global, les rôles, les responsabilités et la chaîne de commandement. Si ces choses sont claires, votre équipe et vous-mêmes resterez sur la voie de la réussite.