Étant donné l'incertitude que sème la pandémie de COVID-19 dans le secteur de la construction, de nombreux maîtres d’ouvrage cherchent des moyens novateurs de faire avancer des projets d'immobilisation.

La planification est une phase essentielle de la réussite globale d'un projet, et l'élaboration de documents d'appel d'offres clairs, détaillés et précis en fait partie. Les projets et leurs dossiers d'appel d'offres sont de plus en plus complexes et sont souvent réalisés dans des délais très serrés, sans qu'il y ait suffisamment de temps pour la coordination de la conception ou la gestion de la qualité. En conséquence, les maîtres d’ouvrage peuvent subir des coûts sous forme d'ordres de modification qui auraient pu être évités si les documents d'appel d'offres avaient été examinés plus attentivement.

Qu’est-ce qu’une analyse des documents d’appel d’offres?

Une analyse Colliers des documents d’appel d’offresMD est un outil essentiel qui permet de faire analyser méthodiquement et rigoureusement les documents d'appel d'offres par des professionnels de la construction chevronnés. Elle vise à cerner les ambiguïtés, les incohérences, les conflits, les lacunes et les problèmes de constructibilité dans les documents d'appel d'offres. L’analyse dure de trois à six semaines selon la taille et la complexité du projet. Les propriétaires reçoivent ensuite un rapport définitif clair qui permet à leur équipe de conception de modifier les documents avant de lancer l'appel d'offres - ce qui peut permettre d'économiser des coûts considérables, des retards dans le calendrier et beaucoup de frustrations inutiles.

L’analyse des documents d'appel d'offres se compare à la phase de relecture d'un essai de niveau universitaire ou collégial. Les échéances étant multiples et la pression de tout terminer à temps étant grande, il peut être tentant de sauter la dernière relecture. Cependant, une relecture approfondie par un tiers vous permet de repérer des erreurs que vous n’auriez peut-être pas relevées autrement (traitement d’un thème essentiel, formatage normatif ou passages manquant de clarté). Si vous faites appel à une ressource indépendante pour effectuer une dernière relecture, les parties de l'essai qui ne sont pas claires, mais que vous avez de la difficulté à cerner, peuvent facilement être repérées par un correcteur ayant l’expérience et l’expertise voulues. Si elles ne sont pas corrigées, ces erreurs pourraient entraîner une note inférieure à celle souhaitée et pourraient même nécessiter un travail supplémentaire, ce qui augmenterait votre charge de travail et prolongerait la durée du travail initial. De même, l'analyse des documents d'appel d'offres permet de cerner un éventuel manque de clarté susceptible d’entraîner des modifications coûteuses ou des retards sur un chantier de construction.

Les projets modernes exigent des documents multidisciplinaires et de plus en plus complexes qui sont souvent produits dans des délais extrêmement serrés. En outre, les documents d'appel d'offres sont souvent longs et comportent de multiples dessins et des références croisées à d'autres documents dans le dossier d'appel d'offres. Lorsque l'on travaille avec des groupes multidisciplinaires, il peut être difficile de traduire de façon intelligible toutes les exigences en un ensemble cohérent de documents d'appel d'offres. Souvent, les documents d'appel d'offres ne contiennent pas toutes les informations nécessaires pour solliciter des offres - ils peuvent également prêter à confusion et contenir des ambiguïtés.

Il est important de noter que l'analyse d'un dossier d'appel d'offres n'a pas pour but de critiquer l'équipe de conception. Les analyses sont menées dans le respect de l'expertise du consultant et dans l’objectif d’apporter un regard neuf sur les documents d'appel d'offres qui sont considérés comme prêts à être soumis. Une analyse du dossier d'appel d'offres est un service technique qui se distingue également des examens par les pairs, des examens de la conception et des examens du code et n'est pas destinée à fournir une évaluation de la conformité d'une conception au programme de travail indiqué.

Avantages de l’analyse pour les maîtres d’ouvrages

À titre de maître d’ouvrage ou de consultant, vous vous demandez peut-être « pourquoi effectuer ce type d’analyse maintenant »? Quel est l'avantage de se lancer dans une analyse des documents d'appel d'offres pendant une pandémie ?

Pour le dire simplement : parce que la crise de la COVID-19 vous laisse le temps d’examiner en profondeur vos documents prêts à être soumis puisque tout est en suspens pour l’instant.

Une analyse des documents d’appel d’offres peut aider les maîtres d’ouvrage de la manière suivante :

  • anticiper les problèmes avant d'octroyer un contrat, ce qui permet d'atténuer plus efficacement les risques;
  • réduire le nombre d'ordres de modification pendant la construction, ainsi que les répercussions connexes sur le calendrier et le budget;
  • fournir aux entrepreneurs un niveau plus élevé de clarté et d'exhaustivité, ce qui a des effets positifs sur le calendrier et le budget.

Amélioration des performances et planification de projets innovants

En saisissant l'occasion d'améliorer dès maintenant la qualité et la fiabilité des documents d'appel d'offres, les maîtres d’ouvrage peuvent améliorer de manière mesurable les performances des projets et, en définitive, réduire les retards inutiles ou inattendus. Au cours des prochains mois, les projets d'infrastructure et de construction joueront un rôle important dans la relance de notre économie. En misant sur la garantie supplémentaire que fournit une analyse des documents d'appel d'offres, les propriétaires seront mieux placés pour passer rapidement les marchés voulus et réaliser efficacement leurs projets, tout en respectant les objectifs définis en matière de budget et de calendrier.