Il y a quelques années, Services aux Autochtones Canada (SAC) a introduit la planification opérationnelle des affaires dans le cadre de ses exigences relatives au dépôt de soumissions pour des projets d'usines de traitement des eaux. Bien que les coûts d'élaboration du plan soient financés par SAC, l'ajout de cette exigence a créé de la confusion. Pour certains candidats, la méconnaissance des plans d’affaires opérationnels et des avantages a rendu difficile l’élaboration d’une réponse adéquate aux dossiers d'appel d'offres.

Ci-dessous, nous vous expliquerons ce que vous devez savoir sur les plans d’affaires opérationnels afin que vous puissiez répondre en toute confiance à cette exigence lors de votre prochaine soumission.

Qu'est-ce qu'un plan d’affaires opérationnel?

Un plan d’affaires opérationnel décrit le rôle que des équipes ou des services spécifiques joueront dans le fonctionnement d'un nouveau projet d'immobilisations. Le plan comprend généralement un budget détaillé et décrit toutes les tâches requises pour exploiter et entretenir une installation – dans ce cas-ci, une usine de traitement des eaux – ainsi que ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs opérationnels à plus long terme.

Un plan bien conçu répond à ces cinq questions :

  • QUI : Quels sont les individus, équipes ou services chargés de mener à bien chaque tâche ou de mettre en œuvre chaque stratégie?
  • QUOI : Quelles tâches et stratégies sont nécessaires afin de maintenir les opérations?
  • QUAND faut-il compléter chaque tâche ou stratégie?
  • OÙ se déroule chaque tâche au sein de l'usine?
  • POURQUOI chaque tâche ou stratégie est-elle importante pour le but et / ou l'objectif global du projet?
  • COMMENT les ressources financières sont-elles budgétisées pour mener à bien une stratégie / tâche?

Afin de faire fonctionner efficacement une usine de traitement des eaux, les employés doivent être formés sur la façon d'exécuter chaque tâche assignée. Un plan d'affaires opérationnel décompose à la fois les tâches de maintenance de routine et préventive (QUOI) requises sur l'ensemble de l'usine (OÙ) en fonction du service et des employés (QUI).

Le plan détaille ensuite le but de la tâche (POURQUOI). Dans ce scénario, la formation sur la façon de faire fonctionner une usine devrait inclure l'utilisation et l'entretien appropriés de l'équipement, tout en informant les employés des précautions à prendre en matière de sécurité et des risques associés à chaque tâche. Le plan devrait également inclure un calendrier de formation complet (QUAND) précisant la fréquence à laquelle la formation doit être administrée et confirmer le budget alloué pour la fournir (COMMENT).

Avantages du plan d’affaires

L'élaboration d'un plan et d'un budget détaillés demande du temps, mais il offre de multiples avantages aux communautés autochtones qui entreprennent d'importants projets de traitement des eaux. Ces projets ont des impacts majeurs sur les communautés qu'ils desservent et peuvent être coûteux s'ils ne sont pas correctement planifiés ou bien entretenus. Les plans d’affaires opérationnels peuvent profiter aux communautés autochtones en :

Aidant à identifier et à corriger les déficits de financement SAC

Après avoir terminé votre plan d’affaires opérationnel, vous constaterez peut-être que les ressources financières nécessaires pour faire fonctionner correctement la nouvelle usine de traitement sont supérieures au financement initial basé sur les prévisions de SAC. Vous pouvez tirer parti de cette analyse détaillée pour plaider en faveur d'un montant plus élevé de financement SAC, permettant à votre communauté d’être mieux équipée pour exploiter et entretenir l'usine sans interruption. En outre, dans le cadre de l'élaboration du plan, vous trouverez peut-être qu'il est judicieux d'ajuster la conception de votre usine d'origine pour inclure des éléments tels que de l'ingénierie de la valeur ou des solutions écoénergétiques, ce qui vous aidera à maintenir votre projet dans le budget tout en atteignant les objectifs de performance opérationnelle. En fournissant une documentation précise et bien documentée détaillant vos coûts d'exploitation et de maintenance, SAC sera mieux informé afin de fournir le financement adéquat.

Intégrant le transfert de compétences pour renforcer la main-d'œuvre locale

L'inclusion d'éléments qui soutiennent le fonctionnement continu de votre usine de traitement d'eau est essentielle à la réussite du projet. Par exemple, s'assurer que les exploitants d'usine ont accès à une formation continue et que votre budget tient compte de la maintenance préventive sont des inclusions importantes – en particulier dans les petites communautés éloignées où l'accès aux matériaux et aux ressources qualifiées supplémentaires peut être limité. Veiller à ce que la formation continue des opérateurs locaux fasse partie de votre plan d’affaires opérationnel permettra à votre communauté d’assurer le fonctionnement et l’entretien de votre usine de manière indépendante. Cela créera également des emplois et renforcera la main-d'œuvre qualifiée au sein de votre région.

Incluant des tâches de surveillance de la santé publique

Aujourd'hui, de nombreuses communautés autochtones sont encore confrontées à certains défis liés à la contamination de l'eau et / ou aux sources d'eau durables. Le principal objectif du développement d'usines de traitement des eaux au sein de ces communautés est de fournir à la communauté une eau salubre et propre. La santé et la sécurité de la communauté étant une priorité, les budgets pour l’équipement d'analyse de routine de l'eau, le traitement chimique standard et la surveillance de la sécurité de l'eau doivent être intégrés à votre plan d’affaires opérationnel pour garantir que la qualité de l'eau soit régulièrement maintenue et que les problèmes de santé publique sont atténués.

Élaboration de votre plan d’affaires opérationnel

Si vous êtes actuellement en partenariat avec SAC ou envisagez de solliciter un financement auprès de SAC, il est préférable de terminer votre plan d’affaires opérationnel au début de la phase de conception. Cela vous permet d'inclure le plan dans vos documents d'approbation de projet lors de la soumission de votre demande de financement SAC.

Plus vous incluez de détails pour chaque tâche documentée dans votre plan, plus il sera facile d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés pour votre nouvelle usine de traitement des eaux. Chaque expérience de projet fournit une liste des leçons apprises. Rassembler ces leçons auprès de consultants expérimentés en gestion de projet et / ou d'autres communautés vous permet d'intégrer ces connaissances dans votre plan, ce qui renforce encore votre demande de financement SAC.