Les répercussions de la pandémie de COVID-19 sont sans précédent et évoluent sans cesse. La santé et la sécurité étant la priorité immédiate, partout au pays, les organisations s'adaptent à de nouveaux modèles de travail et mettent en œuvre des plans de continuité des activités. Nous sommes conscients qu’il s’agit là d’une situation temporaire, mais nous ne savons pas exactement combien de temps il faudra appliquer la distanciation physique et les autres mesures visant à atténuer la propagation du virus. Cela pourrait durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois.

Malgré les défis que présente COVID-19, de nombreux projets d’immobilisation doivent se poursuivre. Les infrastructures publiques, telles que les travaux de réparation de ponts, de conduites d'eau et de routes, les investissements dans le cycle de vie des écoles et de nombreux autres actifs, restent essentielles pour la reprise économique et la prestation de services publics. Dans le secteur des soins de santé, il faut soutenir la réponse à la pandémie en terminant rapidement la reconstruction de salles, l’agrandissement d’hôpitaux et d’autres travaux semblables. La majorité des provinces et territoires estiment toujours que certains types de construction, comme les infrastructures essentielles, le transport, l’énergie et les projets industriels font partie des services essentiels - c’est le cas de la Colombie-Britannique, l’Alberta, l’Ontario et le Québec.

Même dans les cas où les projets d’immobilisation peuvent être temporairement interrompus, des pressions seront exercées pour qu'ils soient finalement menés à bien. Voici quelques considérations pratiques pour vous aider à faire avancer vos projets pendant cette période.

Inspections des sites et permis

Avec l'adoption de politiques de distanciation physique par la plupart des municipalités du Canada, il est de plus en plus difficile d'obtenir des permis de construire et d'organiser des inspections de sites. Cette perturbation nuit au démarrage et à la progression des projets de construction. De nombreuses municipalités acceptent maintenant les demandes de permis en ligne. Certaines municipalités ont créé des procédures d'inspection alternatives, en vertu desquelles un professionnel du projet peut soumettre des photos ou des vidéos du site pour examen au lieu d'une inspection directe. Les propriétaires doivent s'attendre à ce que leurs équipes de projet trouvent des possibilités créatives pour faire avancer leur projet tout au long des processus d'autorisation et d'inspection.

Gestion des réclamations

Dans le contexte actuel, les propriétaires devront également se préparer à gérer les réclamations liées à la construction. Bon nombre de nos clients ont reçu des avis de réclamations ou de réclamations potentielles pour des événements qui échappent au contrôle de l'entrepreneur. Les réclamations réelles n’arriveront pas avant un certain temps, car il y a des retards et la réclamation ne peut être soumise officiellement avant d'avoir été quantifiée. Cela donne aux maîtres d’ouvrage l’occasion de se préparer à ces réclamations. La préparation peut par exemple consister à obtenir des conseils juridiques sur la manière de traiter un type de réclamation en vertu d’un contrat donné. Il faut aussi mettre les documents en ordre et conserver les preuves concernant les dates et la notification proprement dites. Les maîtres d’ouvrage qui prennent ces mesures dès maintenant pourront minimiser l’incidence des réclamations.

Évaluation des risques

Que votre projet soit en cours ou en phase de planification, le moment est bien choisi pour organiser des ateliers sur la gestion des risques. Les propriétaires doivent réunir leur équipe interne et leurs partenaires commerciaux pour examiner leurs projets d’immobilisation. Ils devraient prendre le temps de cerner et de quantifier les risques qui pourraient se poser dans le cadre de chaque projet, et rechercher spécifiquement les risques liés à COVID-19 tels que :

  • les changements potentiels dans la disponibilité et la productivité de la main-d'œuvre;
  • les perturbations de la chaîne d'approvisionnement qui retardent la livraison ou augmentent le coût des matériaux;
  • les réclamations pour perte de temps;
  • les demandes d'indemnisation pour les coûts accrus de sécurité ou de stockage des matériaux;
  • les demandes d'indemnisation pour les coûts de suspension et de redémarrage;
  • les sous-traitants qui ne survivent pas au ralentissement économique.

Pour chaque risque, nouveau ou connu, les équipes doivent évaluer la probabilité qu’il se produise et son incidence. Il faut ensuite prévoir des mesures d’atténuation pour chacun de ces risques et, dans la mesure du possible, élaborer un « plan B ». Cette profondeur d'analyse permettra aux équipes de projet d'être mieux préparées et plus agiles lors de la reprise des travaux.

Planification et conception

Ces dernières années, la phase de planification de nombreux projets a été accélérée. Si ces projets n'ont pas encore fait l'objet d'un appel d'offres, les maîtres d’ouvrage ont alors l’occasion de planifier et concevoir plus minutieusement. Il peut s'agir d'examens des documents d'appel d'offres, d'enquêtes sur les sites pour la localisation et le déplacement des services publics, d'évaluations de l'état des sites, de travaux préliminaires et d'activités de coordination pour réduire les risques pendant la livraison. L'avancement des analyses de rentabilité et des travaux de conception pour les projets de pré-construction permet aux maîtres d’ouvrage de mettre de l’ordre dans leur projet en vue du financement de relance et de soumissionner plus tôt. De cette manière, ils peuvent aussi préparer un dossier de conception plus rigoureux et moins risqué du point de vue des coûts supplémentaires.

Gestion des actifs

De même, dans les pays où la construction ralentit ou est suspendue, les propriétaires peuvent profiter de cette période pour passer à la vitesse supérieure et se concentrer sur leurs plans de gestion des actifs. De nombreux ministères et municipalités avec lesquels nous travaillons sont tenus de soumettre des plans de gestion des actifs dans le cadre de leur propre planification des immobilisations, ou pour répondre aux exigences provinciales. Une grande partie de ce travail peut être effectué à distance grâce à la technologie, ce qui permet à ces clients de rattraper leur retard et d'avoir un meilleur aperçu de leurs dépenses en immobilisations et de leurs dépenses courantes.

Fonds de stimulation

À l'avenir, lorsque les fonds de relance économique fédéraux et provinciaux commenceront à être versés, il faudra s’attendre à une forte hausse des achats. Les maîtres d’ouvrage peuvent gérer cette vague d'activité en déployant des efforts pour que les projets en cours se poursuivent, plutôt que d'ajouter au volume de projets ultérieurs.

En outre, nombre de nos clients commencent déjà à préparer leurs listes de nouveaux projets d’immobilisation, y compris des projets en cours de réalisation, mais non financés en ce moment, ou prévus dans un, deux ou trois ans. Ils préparent tous les documents d'analyse de rentabilité, et effectuent le travail de planification initial nécessaire pour obtenir des approbations et du financement.

Ce travail préparatoire garantit que ces projets seront prêts à démarrer lorsque les mesures de relance seront adoptées, ce qui place les maîtres d’ouvrage en excellente position pour obtenir du financement et faire construire de nouvelles infrastructures beaucoup plus rapidement que prévu. Dans une perspective plus large, ce travail garantit également que les fonds de relance fonctionnent comme il se doit, en créant de nouvelles possibilités d'emploi pour des milliers de travailleurs et en injectant des flux de nouveaux revenus dans les entreprises, quelle que soit leur taille.

Planifier le futur

En l'espace de quelques semaines seulement, COVID-19 a forcé les gouvernements et les organisations du Canada et du monde entier à s'adapter rapidement et continuellement. Cependant, aux quatre coins du pays, on observe des activités de planification et de gestion de projet visant à aider notre économie à se relever rapidement. Les recommandations formulées ci-dessus ne sont que quelques-unes des choses que peuvent faire les maîtres d’ouvrage pour se donner de meilleures chances de succès dans les mois à venir, et pour que nous puissions tous en bénéficier à l'échelle nationale.