Les services-conseils en infrastructures : Quand préparer la feuille de route du projet

Un projet d’immobilisations commence toujours par une vision, mais sa planification débute bien avant le travail de conception. De nombreux maîtres d’ouvrage commencent instinctivement par la recherche d’un architecte. Étant moi-même architecte, je comprends exactement pourquoi. Les idées prennent forme au moment de la conception. C’est une étape passionnante qui offre aux gens une chose tangible à partir de laquelle travailler. Mais l’une des plus grandes leçons que j’ai apprises au cours de ma carrière est celle-ci : un projet d’immobilisations réussi débute rarement par le travail de conception. Il commence par des questions : quel problème voulons-nous régler? Quelle est la chose dont notre collectivité a vraiment besoin? Que pouvons-nous réellement nous permettre de construire et d’exploiter?

Les réponses à ces questions façonneront toutes les décisions qui suivront. Les services-conseils en infrastructures aident les maîtres d’ouvrage à répondre à ces questions, à évaluer les différentes options et à rassembler les éléments nécessaires pour passer en toute confiance d’une idée à un projet d’immobilisation prêt à démarrer.

Qu’est-ce que les services-conseils en infrastructures?

Dans le cadre de ses services-conseils en infrastructures, Colliers Maîtres de projets propose un travail structuré de planification des projets d’immobilisation. Ceci aide les maîtres d’ouvrage à prendre des décisions éclairées avant d’entamer le travail de conception et de construction. J’aime envisager cette étape comme la préparation d’une feuille de route qui aidera les maîtres d’ouvrage à transformer leur vision de départ en un projet prêt à être conçu, financé, attribué et construit.

Concrètement, les conseillers en infrastructures offrent aux maîtres d’ouvrage la structure nécessaire pour mener un projet en toute confiance, qu’il s’agisse de comprendre les besoins de la collectivité, de définir les exigences du projet, d’évaluer les options, d’obtenir un financement ou de décider de la meilleure façon d’exécuter le projet.

Chaque projet d’immobilisations est unique, mais le travail de planification suit généralement une série d’étapes clés, chacune s’appuyant sur les décisions précédentes.

La feuille de route du projet : un guide pour que votre projet soit prêt à démarrer

Première étape : Évaluation des besoins et analyse des lacunes

Avant de parler de la taille, du budget ou de la conception d’un projet, un maître d’ouvrage doit définir clairement le besoin qu’il veut combler ou le problème qu’il veut régler. Dans le cadre d’une évaluation des besoins, on examine les programmes et services offerts par une organisation et on détermine deux choses : dans quelle mesure ils répondent aux besoins de la collectivité et où se situent les lacunes ou les contraintes. On peut par exemple étudier les listes d’attente, les locaux et les équipements disponibles, la population et les tendances démographiques, et les prévisions quant à l’évolution de la collectivité au cours des prochaines années.

Pour ce faire, il faut donc se poser des questions comme celles-ci :

• Quels programmes ou services proposons-nous en ce moment, et où?
• Dans quelle mesure répondons-nous aux besoins de la collectivité?
• Avons-nous des listes d’attente ou d’autres éléments indiquant que l’on n’arrive pas à répondre à la demande?
• Existe-t-il des contraintes, par exemple, un manque d’espaces ou d’équipements adaptés?
• Comment la collectivité devrait-elle évoluer au cours des 10 à 20 prochaines années?
• Quel est le niveau de service ou de fonctionnalité que l’installation devrait offrir à l’avenir?

Cette dernière question est particulièrement importante. Les besoins sur le plan de la fonctionnalité peuvent être décisifs quand vient le moment de cerner ce qui doit être construit, la taille de l’installation et les coûts connexes. Une salle de sport est-elle destinée à accueillir de grands événements devant public ou servira-t-elle surtout aux entraînements d’une équipe de hockey junior? Une bibliothèque accueillera-t-elle des événements communautaires particuliers ou partagera-t-elle son espace avec un partenaire local?

Plus ces besoins sont définis avec précision, plus les maîtres d’ouvrage sont en mesure d’envisager des solutions et de prendre des décisions éclairées concernant la portée du projet, les priorités et les investissements.

En combinant les données et les commentaires recueillis auprès de la collectivité, le maître d’ouvrage comprend mieux comment répondre aux besoins de la collectivité. Il peut par exemple décider de construire une nouvelle installation, d’en agrandir une, ou encore de rénover des infrastructures ou de chercher une solution tout à fait différente.

Par exemple, un client peut dire qu’il souhaite aménager une piste de marche. La première question est la suivante : « Quelle longueur devrait-elle avoir? » La question peut sembler évidente, mais c’est justement pour cette raison que ces discussions sont importantes.

Dans un cas précis, le simple fait d’avoir posé cette question nous a permis de déterminer que cette piste intérieure devrait faire 200 mètres de long pour que l’on puisse s’y entraîner en vue d’une compétition. Ceci a considérablement modifié la portée du projet. Le même principe s’applique à d’autres installations. Par exemple, un bâtiment abritant une piscine intérieure à vocation récréative va nécessiter tout à fait autre chose qu’une installation conçue pour accueillir des compétitions. Si le maître d’ouvrage saisit la vocation d’une installation, il pourra mieux définir la portée du projet.

L’évaluation des besoins et l’analyse des lacunes ne consistent pas simplement à justifier la réalisation d’un projet. Elles servent aussi à circonscrire la nature exacte du problème avant d’investir une somme importante de temps et d’argent dans une solution.

Questions à se poser :

• Quelle difficulté voulons-nous régler ou quel besoin voulons-nous combler?
• Pourquoi ce projet est-il important aujourd’hui?
• Quels éléments du projet sont essentiels et lesquels pourraient être adaptés, au besoin?

Deuxième étape : Consultation des parties prenantes

Lorsque le maître d’ouvrage comprend très bien le besoin auquel il tente de répondre, il doit ensuite vérifier s’il a bien compris. Pour ce faire, il écoute les personnes auxquelles le projet est destiné, les personnes qui vont l’exploiter, le soutenir et en bénéficier, puis il révise le tir, au besoin.

Aucun groupe ne dispose à lui seul d’une vision complète de la situation.

Les membres de la collectivité sont une précieuse source d’information. Ils peuvent indiquer comment ils utilisent les installations qui existent déjà et quels sont les services qui leur manquent. Le personnel et les exploitants comprennent les défis opérationnels quotidiens. Les groupes d’utilisateurs peuvent cerner des exigences fonctionnelles qui ne sont pas forcément évidentes au premier abord, tandis que les partenaires du projet et les décideurs veillent à ce que le projet corresponde aux priorités organisationnelles plus larges.

Consulter la collectivité efficacement ne signifie pas recueillir le plus grand nombre d’avis possible ou promettre que chaque idée sera intégrée au projet. Il s’agit plutôt de poser les bonnes questions, de mobiliser les bonnes personnes au bon moment et de leur offrir des occasions de parler de leur expérience, de leurs priorités et de donner leur avis. Ces renseignements peuvent ensuite aider les responsables de projet à prendre des décisions plus éclairées.

Pendant toute la durée de la planification, les responsables de projet doivent se poser des questions comme celles-ci :

• À qui profitera cette installation ou ce service?
• Qui en assurera l’exploitation et l’entretien?
• Quels groupes d’usagers, partenaires ou organisations devraient être mobilisés?
• Comment mobiliser les groupes communautaires sous-représentés?
• Comment les commentaires de la collectivité seront-ils pris en compte dans le processus décisionnel?

Parfois, ce sont les personnes qui exploitent chaque jour une installation qui sont les sources d’information les plus précieuses. Par exemple, un opérateur de Zamboni sait que la machine doit entrer et sortir de la patinoire par les extrémités de la piste en raison de son rayon de braquage. Ce détail peut paraître anodin, mais il peut nuire à l’aménagement et à la fonctionnalité de l’installation à long terme s’il n’est pas pris en compte dès le début de la planification du projet. Cela nous rappelle également qu’il est tout aussi important de connaître les besoins des opérateurs que les attentes des futurs utilisateurs.

Une réelle consultation des parties prenantes permet de dégager un consensus, de révéler des occasions et de cibler les difficultés potentielles en amont, avant qu’elles ne deviennent complexes et coûteuses à résoudre.

Questions à se poser :

• Qu’est-ce que nous a appris la concertation citoyenne?
• Y a-t-il des priorités ou des points de vue contradictoires à prendre en compte?
• Que doit-on analyser en profondeur avant d’aller de l’avant?

Des questions aux solutions

Les grands projets d’infrastructure reposent rarement sur une solution clé en main. Ils découlent d’abord d’une vision claire des besoins, du public cible et des objectifs à atteindre. Réaliser une évaluation des besoins, adossée à une véritable consultation des parties prenantes, permet au maître d’ouvrage de valider ces orientations fondamentales avant de prendre des décisions majeures.

La planification en amont aide également un maître d’ouvrage à définir ses priorités. Si on anticipe des dépassements de coûts par la suite, on pourra prendre des décisions plus éclairées, car on saura dès le départ quels sont les éléments indispensables, les options souhaitables et les correctifs soumis aux contraintes budgétaires. Ces premières réflexions posent les fondations de toutes les étapes à venir. Une fois que les porteurs de projets d’immobilisations cernent précisément leur conjoncture, leurs objectifs et les points de vue qui doivent guider leur parcours, ils sont mieux placés pour commencer à évaluer les solutions possibles.