Après plus d’un an de restrictions sanitaires liées à la pandémie, il est normal de s’ennuyer des activités que nous aimons et qui nous rapprochent les uns des autres. On a qu’à penser aux centres récréatifs où bon nombre d'entre nous allaient faire de l'exercice, pratiquer un sport, suivre des cours, accéder à des ressources - et développer un sentiment d’appartenance envers notre communauté.

Le fait de se voir refuser cette forme de loisirs a élargi notre prise de conscience sur l’impact que les programmes des centres de loisirs ont sur notre santé physique et mentale. Avec la demande croissante de programmes communautaires, le moment est venu pour les dirigeants municipaux de réfléchir à la manière dont les budgets d'immobilisations peuvent soutenir la santé et le bien-être de leurs communautés durant la pandémie tout comme après celle-ci.

Grâce à des observations et des discussions, nous avons identifié quelques conseils utiles pour vous aider, vous et votre équipe, à mener à bien votre prochain projet de centre récréatif- un carrefour communautaire qui maximise l'investissement et offre une valeur optimale pour vos résidents maintenant et à l'avenir.

1. Pensez à tout

Au fur et à mesure que les subventions gouvernementales et les fonds de relance deviennent disponibles, il est primordial de se préparer à les utiliser. Pour ce faire, une solide analyse de rentabilisation du centre récréatif est essentielle. Elle détaillera comment vous obtiendrez le financement, aborderez le projet et impliquerez votre équipe de projet. Que vous commenciez à neuf ou que vous redéfinissiez les priorités de plans existants d'immobilisations à long terme, une analyse de rentabilisation solide jette les bases du succès de votre projet.

Une bonne analyse de rentabilisation contient les ingrédients essentiels. Inclure des données sur portrait démographique de la communauté, un besoin avéré d'espace communautaire et une utilisation et une demande éprouvées peuvent vous aider à faire de votre analyse de rentabilisation la base de votre demande de financement de relance économique. Alors que la concurrence pour le financement municipal augmente, il est plus important que jamais de donner à votre projet un avantage supplémentaire en le documentant adéquatement. Cela peut vous aider à obtenir une subvention gouvernementale tout en explorant des voies de financement créatives, telles que les parrainages et les collectes de fonds ou les droits de dénomination, pour compléter davantage le budget de votre projet.

Prenons pour exemple un de nos récents projets de centre communautaire. Dans le cadre de son processus de planification, la municipalité recherchait des moyens novateurs de financer son projet. Un membre de l’équipe a suggéré d’utiliser des commanditaires pour recueillir des fonds. Le promoteur du projet a donc contacté un fabricant d’acier local siégeant au conseil de financement de la municipalité pour lui proposer une opportunité de commandite. La réponse du fabricant a été de faire don de tout l'acier de construction de l'installation, ce qui a permis à la municipalité d'économiser 500 000 $. Le centre récréatif a ensuite été nommé en l'honneur du fabricant d'acier en reconnaissance de son généreux don.

La créativité de la municipalité à trouver du financement a donné des résultats très satisfaisants. Cela étant dit, une analyse de rentabilisation d'un centre récréatif doit démontrer à la fois ses retombées sociales et une compréhension claire du coût de votre projet afin d’en obtenir le financement.

Étant donné que les demandes de financement de relance ne permettent pas de réviser les montants attribués, il faut correctement évaluer dans votre plan de projet préliminaire, la construction, le mobilier, l'équipement et les coûts opérationnels afin d’établir la valeur totale du projet la plus approximative. Bien qu'apparemment simples, de mauvaises estimations peuvent être à l'origine des écarts par rapport à votre budget de référence.

Pour vous aider à identifier efficacement les coûts, vous aurez besoin de l’aide d’une équipe informée capable de collaborer pour renforcer vos fondations à mesure que vous évoluerez dans la conception et la construction. Construire une bonne équipe implique souvent de gérer les attentes autour de la portée du travail et de définir des responsabilités claires et spécifiques pour les consultants. En articulant un ensemble de règles de base via les appels d’offres d’approvisionnement en consultants, vous pouvez clairement exprimer vos attentes concernant les rôles, les responsabilités et les changements de périmètre de conception. Cela permet également de garantir que vos consultants comprennent et acceptent votre approche.

2. Prenez en charge la conception et la construction

Toutes nos félicitations! Vous avez financé votre projet et recruté votre équipe. Il est maintenant temps de diriger la conception.

Comme le dit le proverbe: le diable est dans les détails. Des concepts de design fantastiques peuvent nous captiver par leur beauté, mais compliquer l’évaluation de leur fonctionnalité. C'est là que les gouvernements locaux ont un avantage. Les propriétaires de projet, les utilisateurs issus de la communauté et le personnel des installations peuvent tous apporter des informations précieuses qui auront un impact positif sur les opérations quotidiennes, et ce au bénéfice de tous.

Prenons un autre exemple, cette fois d'un centre sportif communautaire. La conception originale du bâtiment comprenait un grand couloir qui servirait d'espace de rassemblement pour les parents et les athlètes. L’entrée nord du couloir de l’arène est rapidement devenue l’entrée principale du bâtiment. Après la construction, cependant, des problèmes sont survenus. La combinaison de hauts plafonds, d'un rideau d'air sous-performant et de portes automatisées à fermeture lente a créé un effet de soufflerie, et le couloir devenait souvent si froid que les tuyaux des gicleurs gelaient. Le froid obligeait également les gens à se blottir rapidement dans le bâtiment.

Finalement, la municipalité a apporté des changements après la construction pour régler le problème. Rétrospectivement, un examen plus attentif des conditions uniques du site aurait permis d’apporter une simple modification à la conception – l'inclusion d'une entrée de vestibule à 90 degrés – pour régler le problème. Comme l'écrivait Arthur Conan Doyle, créateur de Sherlock Holmes: « Il est facile d'être sage après l'événement. » C’est décevant pour les dirigeants municipaux lorsque leurs collectivités n’obtiennent pas ce dont elles ont besoin.

3. Assurer une performance opérationnelle optimale

Les étapes finales d'un projet sont une période passionnante, mais aussi critique pour les propriétaires d'installations. Puisqu’il vous faut faire fonctionner et entretenir le bâtiment une fois la construction terminée, vous devez vous assurer d’être prêt à entreprendre les opérations.

La meilleure façon de garantir que votre installation répondra aux attentes de performance est de réfléchir à son fonctionnement. Qui sera responsable de la maintenance et des opérations? De quelle formation ont-ils besoin? Quel sera le calendrier de maintenance? Comment la communauté utilisera-t-elle l'installation et des changements fonctionnels supplémentaires sont-ils nécessaires?

Un de nos clients a récemment comparé la clôture d'un projet d'installation à un match de hockey ou « c'est la fin de la troisième période et tout le monde essaie de sortir de la patinoire. » Cette analogie souligne l'importance de définir tôt et de délimiter clairement les tâches de clôture. La partie ne sera terminée qu’une fois ces tâches réalisées.

Les projets d'immobilisations peuvent être en construction pendant des mois, voire des années. Il est naturel pour les entrepreneurs d’anticiper leur prochain projet alors que le vôtre est presque terminé. Cependant, vous voulez être sûr que tout est fait correctement pour garantir que votre projet fonctionne comme prévu une fois terminé. Cela commence par une tâche aussi simple que de s'assurer que les entrepreneurs fournissent les manuels de construction et d'entretien en temps opportun.

De nombreux clients expriment leur frustration quant au fait que les performances du bâtiment promises lors de la conception ne se matérialisent pas lorsqu’ils en prennent possession. En général, cela se rapporte à la façon dont l'installation est exploitée et si les bonnes personnes étaient présentes pendant la formation. La formation et la mise en service sont des éléments nécessaires pour assurer une transition efficace vers une exploitation efficace des installations et pour atteindre les performances attendues. Les systèmes des bâtiments sont devenus de plus en plus sophistiqués et il est important de s'assurer que le personnel des opérations comprenne l’utilisation des nouveaux systèmes. À mesure que les technologies progressent, les propriétaires d'installations ont la possibilité d'incorporer de nouvelles méthodes de formation – telles que des vidéos préenregistrées ou des visioconférences – pour fournir aux opérateurs une référence réutilisable et partageable.

Comme la plupart des dirigeants municipaux le savent, il est important d’être proactif lors du développement de nouvelles infrastructures communautaires. En combinant une analyse de rentabilisation solide avec une équipe compétente et des plans pour gérer les risques imprévus et les opérations en cours, vous serez bien préparé à investir judicieusement votre budget d'investissement dans votre nouveau projet de centre récréatif.

Commencez cette planification critique dès maintenant et avec un effort concentré afin de conduire votre projet de centre récréatif dans la bonne direction. Cela se traduira par une installation de premier plan qui répondra aux attentes des administrateurs de subventions, ainsi qu'aux familles et aux membres de la communauté au service desquels elle sera.