Un bon plan, c’est comme une carte routière : il indique la destination finale et le meilleur moyen d’y parvenir. On peut dire la même chose d’un programme fonctionnel.
Un programme fonctionnel est un document détaillé et polyvalent qui sert d’interface entre un espace physique et les activités, les programmes et les services qui seront offerts dans cet espace. Il réduit des risques, comme la dérive des objectifs, en calculant et saisissant tous les paramètres qui devront être respectés à l’état final.
Par exemple, imaginez que vous travaillez sur un projet d’agrandissement d’un hôpital, nécessitant le déménagement de plusieurs services existants dans une autre aile. Un programme fonctionnel permettra de documenter chaque aspect du déménagement et les relations entre ces aspects. Le programme fonctionnel prévoira également les moindres détails opérationnels – par exemple, l’endroit où le courrier de chaque service sera redirigé, où le linge sera désormais stocké. Il déterminera également si les postes téléphoniques existants peuvent être conservés. Ces détails sont des éléments mineurs – mais nécessaires. Ils pourraient facilement être négligés et entraîner des retards dans le projet ou une confusion opérationnelle pendant le projet.
Tout est dans les détails
En substance, les programmes fonctionnels détaillent toutes les ressources humaines, techniques et immobilières nécessaires pour que les services fonctionnent de manière optimale dans un espace rénové, agrandi ou nouvellement créé.
Dans le contexte des soins de santé, les « détails humains » concernent le personnel clinique ou de soutien qui travaille dans un espace et la façon dont il s’y déplace pour travailler. Le programme fonctionnel comprendra un schéma de déroulement du travail illustrant les mouvements du personnel du poste de soins infirmiers aux chambres des patients, des salles d’attente à la réception, etc., et les gains d’efficacité qui pourraient être appliqués. Grâce au processus de création du programme fonctionnel, on envisage l’état futur dans tous ses détails. L’état futur peut être très différent de l’état actuel.
Les détails humains comprennent également les clients ou les patients et la façon dont ils passent d’un espace à l’autre ou se déplacent dans l’espace lors d’un rendez-vous.
Un programme fonctionnel comprendra des schémas illustrant le transport des patients d’un service d’urgence à une unité ou un secteur clinique, ainsi que la manière dont le matériel est acheminé vers l’unité ou le secteur clinique et en revient.
Les « détails techniques » sont les réglementations et les normes d’espace auxquelles la conception doit se conformer. Le programme fonctionnel décrira également l’équipement requis dans l’espace prévu et indiquera les règlements qui doivent être suivis, notamment pour la prévention et le contrôle des infections, les normes provinciales d’accessibilité et la norme CSA Z8000-18 pour la conception des établissements de santé.
Les ressources du bâtiment désignent plusieurs choses : l’espace physique qui sera utilisé; les exigences structurelles, mécaniques et électriques (norme CSA Z8000-18), et l’incidence de ce nouveau projet sur l’infrastructure actuelle du bâtiment.
En outre, un programme fonctionnel décrit les liens entre les éléments de programme ou de service, ainsi que les coûts. Il s’appuie sur les informations ci-dessus pour élaborer un plan préliminaire de gestion opérationnelle (p. ex., le personnel et les installations) et les budgets pour chaque unité ou secteur clinique et l’incidence globale des coûts opérationnels.
Un programme fonctionnel se compose généralement des rubriques suivantes :
- Hypothèses
- Portée des éléments de programme et de service
- Objectifs à atteindre
- Charge de travail prévue
- Effectifs prévus
- Processus opérationnels et procédures
- Conception et considérations spatiales
- Relations fonctionnelles
- Liste des espaces
Quand commander un programme fonctionnel?
Un programme fonctionnel est généralement demandé par une autorité ou un ministère provincial de la santé avant l’approbation d’un projet ou le financement d’immobilisations dans le domaine de la santé. Un programme fonctionnel est rarement demandé dans le cadre d’un projet financé par des fonds autres que gouvernementaux. Pourtant, c’est également nécessaire dans ce contexte, car il est important qu’un projet, quelle que soit sa complexité, soit assorti d’un plan adéquat et réfléchi. C’est là qu’un programme fonctionnel devient un atout.
Le programme fonctionnel est élaboré avec tous les groupes multidisciplinaires qui fonctionneront dans le nouvel espace.
Pour les initiatives financées par des fonds non gouvernementaux, un programme fonctionnel peut décider de l’issue du projet : obtenir l’appui de la haute direction ou du conseil d’administration ou voir le projet annuler. Il sert en quelque sorte d’analyse de rentabilité, en plus de contenir des détails supplémentaires concernant l’incidence sur les espaces, les opérations et les autres ressources. Lorsqu’il est bien fait, le programme fonctionnel est élaboré en collaboration avec tous les groupes multidisciplinaires qui fonctionneront dans le nouvel espace. Ces groupes sont des parties prenantes internes de tous les secteurs de l’organisation – notamment les directeurs cliniques, les responsables de programmes, le personnel de première ligne et les services de soutien (par exemple, les installations, l’informatique, les services environnementaux, etc.).
Quand on met au point le programme fonctionnel avec la collaboration de tous les intervenants, on peut prévoir de manière exhaustive l’état futur et s’assurer qu’il représente une amélioration par rapport à l’état actuel. On peut aussi tirer parti de l’expertise de tous ces groupes, en plus d’aider les ministères à justifier le cahier des charges et à obtenir un financement opérationnel annuel et des ressources supplémentaires pour les services et programmes proposés.
Un programme fonctionnel est le schéma directeur de la conception du projet, car il fournit des instructions aux équipes d’architectes et d’ingénieurs pour la préparation des documents de conception et constitue une feuille de route pour l’avenir. Si un projet ne dispose pas d’un programme fonctionnel ou d’un plan réfléchi, le cahier des charges, le calendrier et le budget du projet pourraient en souffrir, sans parler des autres risques.
