Tout chef de projet vous dira que, d’une manière ou d’une autre, chaque projet est unique. Qu’il s’agisse d’une nouvelle approche, d’une caractéristique de conception ou d’une complication inattendue, il arrive parfois qu’un élément vous fasse perdre pied. Quelles que soient vos fonctions dans l’industrie, ce sont ces défis qui nous poussent à aller de l’avant et qui nous donnent envie d’innover pour améliorer l’exécution de nos projets d’investissement.

Lorsque Microsoft nous a proposé une vision pour son nouveau siège social d’Edmonton, en Alberta, nous étions prêts à relever le défi. Cette proposition avait ceci de particulier qu’il fallait réaliser le projet en ayant recours à un plus grand nombre de fournisseurs issus de la diversité.

Selon le gouvernement du Canada, la diversification des fournisseurs repose « sur le fait que les grandes organisations [qui] créent des relations mutuellement avantageuses avec de petites et moyennes entreprises (PME) appartenant à des femmes et à des membres de groupes minoritaires [et] en tirent une valeur ajoutée qui profite aussi à l’économie nationale ». Un fournisseur de la diversité « désigne une entreprise détenue et exploitée par des femmes, des membres d’une communauté autochtone (p. ex., membres des Premières Nations, Inuites et Inuits ou Métisses et Métis), des membres d’une minorité visible ou des personnes de la communauté lesbienne, gai, bisexuelle et transgenre (LGBT) dans une proportion d’au moins 51 % ».

De nombreuses organisations canadiennes des secteurs public et privé conviendront que la diversité et l’inclusion constituent une initiative importante, mais leur approche peut rester assez conservatrice. Ainsi, elles se contentent souvent de préparer une déclaration générale faisant état de leur engagement envers la diversité et des politiques qu’elles ont mis en place pour créer un milieu de travail qui inclut tout un chacun, quels que soient son genre, sa race, ses antécédents ou ses capacités physiques. Cette façon de faire est respectable, mais soulève la question suivante : que peut-on faire de plus pour prendre des mesures tangibles et mesurables qui transforment ces valeurs en débouchés économiques réelles pour les entreprises appartenant à des minorités ou identifiables comme « issues de la diversité »? Et surtout, par où commencer?

Microsoft nous a mis au défi de répondre à ces questions et de trouver une solution qui permettrait d’appliquer le concept de diversité des fournisseurs à un projet d’investissement canadien. Voici les leçons que nous avons tirées de l’élaboration d’un modèle de passation de marchés qui favorise la diversité et qui peut être appliqué aux projets de plusieurs industries, secteurs et régions.

Le projet d’investissement qui a tout déclenché

Lorsqu’il cherchait un espace de bureaux pour le nouveau siège social de Microsoft à Edmonton, Ryan Fleury, gestionnaire de portefeuille immobilier, savait qu’il voulait que ce projet soit spécial. Inspiré par l’initiative d’équité raciale de Microsoft et par l’objectif d’intégrer le principe d’inclusion à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise, Ryan désirait voir comment les engagements de Microsoft pouvaient être appliqués au milieu de la construction canadienne.

Environ un tiers des entreprises qui travaillent activement sur les projets de construction de Microsoft aux États-Unis sont des entreprises appartenant à des minorités. Aux États-Unis, il existe des programmes, des modèles et des lois qui facilitent la validation et le suivi des accréditations et des certifications en matière de diversité – mais Microsoft n’avait pas encore étudié le marché des fournisseurs diversifiés certifiés au Canada. C’est dans cet esprit que Ryan a fait le premier pas et invité Colliers Maîtres de projets et Synergy Projects à se joindre à lui pour identifier des fournisseurs issus de la diversité qui pourraient participer à ce projet.

Ce que l’équipe a appris

Comme l’a dit Roy T. Bennett, « le changement commence à la fin de votre zone de confort ».

Au début de l’exercice visant à explorer comment diversifier les fournisseurs dans le contexte du projet de siège social de Microsoft à Edmonton, tous les membres de l’équipe se sentaient comme des « poissons hors de l’eau ». L’un des premiers obstacles a été de déterminer exactement par où commencer et ce qu’il fallait dire dans la demande de propositions pour transmettre avec précision et respect l’objectif de diversification des fournisseurs de Microsoft.

Voici quelques-unes des étapes qui nous ont aidés à trouver les réponses et le soutien dont nous avions besoin :

  1. Convoquer les bonnes personnes autour de la table
    Les appels hebdomadaires entre les membres de l’équipe ont été essentiels pour fixer des objectifs, partager des idées et définir notre approche de la recherche de fournisseurs diversifiés. Ces appels ont nourri notre motivation et nous ont aidés à rendre des comptes. Ils ont été un facteur clé de réussite.
  2. Choisir la bonne approche de la construction
    Microsoft a travaillé avec ma collègue, Nichole Kennard, gestionnaire principale de projet à Edmonton, pour choisir une méthode de construction pour son nouveau siège social. À l’époque, il n’avait pas encore été question de diversifier les fournisseurs, conformément à l’objectif de Microsoft. La stratégie de gestion de la construction n’était donc pas encore axée là-dessus. Pourtant, elle nous a beaucoup aidés à réaliser le projet avec une diversité de fournisseurs. En effet, nous avons ainsi pu atteindre nos objectifs de diversification des fournisseurs métier par métier, bloc de travaux par bloc de travaux, sans que tous les métiers se précipitent en même temps pour répondre aux questions de préqualification et pour soumissionner.Comme le souligne Nichole, « si on avait lancé un appel d’offres traditionnel de type conception-soumission-construction, nous aurions été aux prises avec des défis importants – et nous aurions très probablement obtenu un résultat différent ». Les chefs de projets de construction connaissent bien les métiers et le marché, et ils sont bien placés pour sonder activement le terrain et inviter une plus grande diversité de gens de métiers et de fournisseurs dont plusieurs, autrement, ne participeraient peut-être pas à l’appel de propositions.
  3. Communiquer clairement
    Demi Grand, directeur des intérieurs chez Synergy Projects, a pris la tête d’une enquête facultative axée sur les directives du Programme de contrats fédéraux. Le seul fait de déterminer quelles questions poser aux fournisseurs potentiels et comment les poser représentait un défi en soi. Il fallait faire particulièrement attention au libellé pour que les fournisseurs comprennent clairement que l’exercice consistant à s’identifier comme issus de la diversité était complètement volontaire et non-exclusif. Pour mobiliser les organisations concernées, nous savions qu’il fallait utiliser un langage clair et faire en sorte que nos intentions et l’objectif de notre collecte de renseignements soient bien compris. Cette étape a été cruciale.
  4. Mettre les entreprises au défi de sortir des sentiers battus
    En indiquant clairement que l’objectif de l’enquête était de constituer délibérément et de manière non-exclusive un fichier de fournisseurs s’identifiant comme issus de la diversité, nous avons pu susciter d’importantes conversations sur la diversité et l’inclusion dans le secteur.« Les entreprises ont commencé à nous contacter quand elles pensaient ne pas être en mesure de s’identifier », explique Demi. Elle a mis les entreprises au défi de regarder au-delà de la propriété et les a interrogées sur la diversité au sein de leur personnel, leurs sous-traitants, leurs fournisseurs, leurs transporteurs et plus encore. Notre équipe a mis les répondants à l’enquête au défi d’élargir leurs perspectives et d’évaluer la diversité en fonction du flux de travail, de l’endroit où ils achètent leurs marchandises et de la manière dont les choses arrivent sur les lieux de travail et en repartent – une approche qui a été accueillie favorablement.

    « Les entreprises se sont mises à contacter d’autres entreprises avec lesquelles elles pourraient s’associer dans le cadre de ce projet afin d’encourager la diversité sur le marché », explique Demi. Dans l’ensemble, nous avons découvert qu’il existe une volonté de répondre aux critères de diversification des fournisseurs et que la diversité sur le marché canadien est plus solide que nous aurions pu le penser.

  5. En quête de soutien
    Lorsque nous avons amorcé ce projet, nous ne savions pas qu’il existait des services qui proposaient des catalogues facilement accessibles de fournisseurs diversifiés. Dans notre recherche de fournisseurs diversifiés sur le marché local, nous sommes tombés sur un certain nombre d’organisations de réseaux de fournisseurs minoritaires, comme le Conseil canadien des fournisseurs autochtones et membres de minorités (CAMSC), Women Business Enterprises (WBE), Chambre de commerce gaie et lesbienne du Canada (CCGLC), et Inclusive Workplace and Supply Council of Canada. Nous nous sommes rapidement inscrits auprès de ces organismes pour avoir accès à la richesse des ressources et du soutien qu’ils offrent. Comme l’indique Cassandra Dorrington, présidente du CAMSC, « la diversification des fournisseurs n’est pas une chose nouvelle. Nous la pratiquons depuis des années. Elle suscite simplement plus d’attention, d’intérêt et de soutien aujourd’hui, avec des équipes comme celle-ci qui tracent le chemin pour leur industrie – et nous sommes là pour les accompagner ».
  6. Trouver le bon partenaire
    Au début, Ryan n’était pas certain de pouvoir concrétiser la vision de Microsoft consistant à retenir les services de fournisseurs diversifiés pour réaliser le projet du siège social d’Edmonton. En l’absence de programmes de certification similaires à ceux des États-Unis, il savait qu’il serait difficile d’identifier et de trouver des fournisseurs diversifiés.

« En tant que propriétaire du projet, il faut se mouiller et on éprouve un certain malaise. Il faut trouver le bon partenaire pour que cela fonctionne. Cette équipe se passionnait pour la diversité et l’inclusion et il ne s’agissait pas de simplement suivre un cours en ligne. Il s’agissait de faire le nécessaire pour trouver les bonnes personnes afin d’améliorer le secteur de l’approvisionnement », précise Ryan.

L’initiative de diversification des fournisseurs va de l’avant

Notre capacité à identifier des fournisseurs diversifiés, compétents et qualifiés pour exécuter avec succès le projet du nouvel espace de Microsoft a dépassé les espérances de notre équipe de projet et de Microsoft – mais nous y sommes parvenus. C’est le défi lancé par Microsoft qui nous a encouragés à travailler avec des personnes que nous ne connaissions pas, de manière vraiment équitable et transparente.

L’expérience de Cassandra au sein du CAMSC lui donne une perspective unique sur les vastes avantages qu’offre la diversification des fournisseurs. Voici quelques-uns des principaux résultats dont elle a été témoin lorsqu’il y a une plus grande proportion de fournisseurs issus de la diversité :

  • Livraison d’un excellent produit, qu’il s’agisse d’un projet d’investissement ou d’un produit physique.
  • Capacité d’encourager les entreprises diversifiées de toutes tailles à rechercher des débouchés leur permettant de relever le défi de répondre aux exigences du propriétaire ou du projet.
  • Création de nouveaux partenariats entre des fournisseurs appartenant à des minorités ou s’identifiant comme tels, qui progresseront sur le marché et créeront de la richesse au sein de la collectivité et de l’économie.
  • Identification d’un réseau de fournisseurs diversifiés qui dépassent les attentes en matière de livraison, renforcent les capacités dans leurs propres rangs et embauchent davantage de personnes – construisant ainsi des collectivités plus inclusives et diversifiées.

C’est en racontant des histoires et en partageant des expériences de projet que nous ouvrons le dialogue et en apprenons davantage sur la diversification des fournisseurs. Pour en savoir plus sur le projet de Microsoft et sur les expériences directes de Ryan, Nichole, Cassandra, Demi, et de moi-même, écoutez l’enregistrement de notre récente webdiffusion, Influencing Supply Chain Diversity in Capital Projects.