Les droits de douane perturbent la chaîne d’approvisionnement, ce qui crée un climat d’incertitude dans le secteur de la construction. De nombreux maîtres d’ouvrage cherchent donc des moyens novateurs de faire avancer efficacement leur projet d’immobilisation.

Pour qu’un projet soit couronné de succès, il doit forcément être précédé d’une phase de planification. Les documents d’appel d’offres en font partie, et ils doivent être précis, exacts et clairs. Les projets comme leurs documents d’appel d’offres gagnent en complexité et sont souvent élaborés dans l’urgence, sans laisser suffisamment de temps à la coordination de la conception ou la gestion de la qualité. Par conséquent, un maître d’ouvrage peut se voir contraint d’assumer les coûts liés à des ordres de modification qui auraient pu être évités si les documents d’appel d’offres avaient été examinés avec plus de soin.

En quoi consiste l’examen d’un dossier d’appel d’offres?

L’examen que propose Colliers Maîtres de projets est un outil essentiel. Des experts du secteur de la construction se penchent sur le dossier d’appel d’offres pour l’analyser de façon méthodique et structurée. L’objectif de cet examen est de repérer les ambiguïtés, les incohérences, les contradictions, les informations manquantes et les problèmes de constructibilité. Le processus dure de trois à six semaines, en fonction de la taille et de la complexité du projet. À l’issue de l’examen, les maîtres d’ouvrage reçoivent un rapport clair, sur lequel s’appuie leur équipe de conception pour modifier les documents avant de lancer l’appel d’offres. Un maître d’ouvrage peut ainsi économiser des sommes considérables, car il s’évite des retards dans le calendrier, et bien des frustrations inutiles.

L’examen des documents d’appel d’offres peut être comparé à la relecture d’un mémoire universitaire. Lorsqu’on jongle avec plusieurs échéances de tombée et qu’on subit la pression de tout terminer à temps, il peut être tentant de sauter cette dernière étape. Cependant, une relecture approfondie et indépendante permet de repérer des erreurs qui vous auraient autrement échappé. Par exemple, on a escamoté une question essentielle ou les règles de présentation ou encore les idées ne sont pas formulées clairement à certains endroits. Un relecteur qui a l’expérience et l’expertise voulues peut facilement repérer ces passages que vous savez confus sans pourtant savoir comment les clarifier. C’est pour cette raison qu’on fait appel à une ressource indépendante pour effectuer une dernière relecture. Si elles ne sont pas corrigées, ces erreurs pourraient fausser la notation et même nécessiter un surplus de travail, ce qui alourdirait votre charge de travail et prolongerait la durée du travail initial. De même, cet examen vise à repérer d’éventuelles confusions susceptibles d’entraîner des modifications coûteuses ou des retards sur un chantier.

De nos jours, un projet exige d’adopter une approche multidisciplinaire et doit être accompagné de documents complexes, souvent élaborés dans des délais très serrés. De plus, les dossiers d’appel d’offres sont souvent volumineux et comprennent de nombreux plans ainsi que des renvois à d’autres documents du dossier. Lorsqu’on travaille avec des équipes multidisciplinaires, il peut s’avérer difficile de traduire clairement l’ensemble des exigences en un dossier d’appel d’offres cohérent. Souvent, les dossiers d’appel d’offres ne contiennent pas toute l’information voulue pour demander des soumissions; ils peuvent également prêter à confusion et comporter des ambiguïtés.

Il est important de noter que l’examen du dossier d’appel d’offres ne vise pas à critiquer l’équipe de conception. Il est réalisé dans le respect de l’expertise du consultant et vise à apporter un regard neuf sur des documents prêts à être soumis. L’examen d’un dossier d’appel d’offres est un service technique distinct de l’examen par les pairs, de l’examen de la conception et de l’examen de la conformité aux normes; il n’a pas pour but d’évaluer si des plans permettront de mener à bien le programme de travail prévu.

Avantages pour le maître d’ouvrage

En tant que maître d’ouvrage ou consultant, vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt de soumettre votre dossier d’appel d’offres à un examen?

Un tel examen peut aider l’initiateur d’un projet d’immobilisation à faire ceci :

  • cerner en amont les problèmes avant d’attribuer un marché, ce qui atténue plus efficacement les risques;
  • réduire le nombre d’ordres de modification pendant la construction, ce qui protège mieux le calendrier et le budget;
  • offrir aux entrepreneurs un surplus de clarté et d’exhaustivité, ce qui a des effets positifs tant sur le calendrier que sur le budget.

Meilleur rendement et planification novatrice

Le maître d’ouvrage qui saisit l’occasion d’améliorer la qualité et la fiabilité d’un dossier d’appel d’offres peut concrètement améliorer le rendement d’un projet et, à terme, réduire les retards inutiles ou imprévus. Au cours des prochains mois, les projets d’infrastructure et le secteur de la construction joueront un rôle important dans la relance de notre économie. Le maître d’ouvrage qui décide de soumettre son dossier d’appel d’offres à un examen prend des précautions supplémentaires pour assurer sa rigueur. Il pourra alors passer rapidement des marchés et voir ses projets avancer efficacement, dans le respect du budget et du calendrier prévus.