Les municipalités subissent une pression constante pour réaliser des projets et des programmes d’immobilisations complexes tout en respectant les délais et le budget. Cependant, partout au pays, les dépassements de coûts et les retards sont monnaie courante (lien en anglais): 75 % des maîtres d’ouvrage dépassent le budget fixé en début de projet et 77 % signalent des retards d’exécution.

À long terme, ces dépassements entraînent des pertes financières, nuisent à la réputation du maître d’ouvrage et à l’atteinte des objectifs stratégiques, en plus de donner une mauvaise impression au public. On explique souvent ce phénomène par des difficultés d’exécution. Il est généralement attribuable à des problèmes de performance du projet qui passent inaperçus jusqu’à ce qu’ils soient trop tard pour les corriger efficacement. Ce qui contribue beaucoup au problème est le manque de visibilité objective et en temps réel sur la performance d’un projet d’immobilisations.

Qu’est-ce que le contrôle de projet?

Le contrôle de projet consiste à mesurer la performance d’un projet par rapport aux plans approuvés, à cerner les écarts le plus rapidement possible et à orienter les mesures correctives, et ce, à l’aide de systèmes et de processus bien précis. C’est une pratique courante dans divers secteurs lorsqu’il s’agit de réaliser un projet d’immobilisations complexe. Ce type de contrôle offre une meilleure visibilité, une plus grande prévisibilité et une meilleure maîtrise de la réalisation de projet. Le contrôle d’un projet d’immobilisations repose essentiellement sur le suivi de quatre grands indices de santé d’un projet : la portée, le calendrier, les coûts et les risques. Ensemble, ils donnent une vision fiable et fondée sur des données de la santé globale du projet.

Pour les municipalités, cette capacité est essentielle. Les projets d’immobilisations sont financés par les contribuables, soumis à l’obligation de rendre des comptes au public et liés à l’obtention de résultats à long terme pour la collectivité, ce qui laisse peu de place à l’incertitude ou à des analyses tardives.

Concrètement, le contrôle d’un projet d’immobilisations agit comme un système d’alerte précoce. En effet, il permet d’effectuer un suivi continu de la performance et de détecter les dérives qui pourraient se produire dans la portée, mais aussi les retards de calendrier, les dépassements de coûts et les risques émergents avant qu’ils ne dégénèrent et deviennent des problèmes majeurs. La plupart des projets n’échouent pas soudainement, mais s’écartent progressivement de leur trajectoire. Si le suivi d’un projet n’est pas structuré, ces signaux d’alerte peuvent passer inaperçus dans les rapports de routine. Les problèmes sont alors détectés seulement lorsqu’il devient difficile ou coûteux de les résoudre.

Le contrôle permet de cerner rapidement les problèmes liés au projet et de brosser un tableau clair et intégré de la performance du projet au fur et à mesure qu’il progresse. Les décideurs peuvent ainsi répondre à la question cruciale suivante : sommes-nous en train de livrer ce qui a été approuvé, et si on ne peut pas répondre à cette question, dans quel délai le pourra-t-on?

Gestion de projet, contrôle d’un projet d’immobilisations et bureau de gestion de projet

Dans le cadre d’un programme d’immobilisations municipal, il est important d’établir une distinction entre la gestion du projet, le contrôle du projet et le bureau de gestion du projet. Le rôle de chacun est distinct, mais complémentaire dans le contexte de la gouvernance d’un projet et d’un programme et de l’efficacité de leur exécution.

Le gestionnaire de projet se charge de l’exécution. Il coordonne les équipes, gère les contrats et veille à ce que les projets soient menés à bien conformément à la portée, au calendrier et au budget approuvés.

Le contrôleur de projet donne un avis indépendant sur la santé du projet. Pour ce faire, il analyse sa portée globale, le calendrier, les coûts et les risques connexes. Il n’exécute pas les travaux, il évalue la réalisation par rapport au plan de projet approuvé. S’il détecte des écarts, il en fait état pour que des mesures correctives soient prises rapidement et que le projet d’immobilisations donne de meilleurs résultats.

Ces deux fonctions représentent deux volets bien distincts – à savoir la mise en œuvre et la supervision :

  • Équipe de gestion de projet : exécute les travaux et obtient les résultats voulus dans le cadre du projet
  • Équipes de contrôle de projet : mesure la performance, cerne les écarts et facilite une intervention éclairée

Sans cette distinction, les premiers signes de problèmes de performance restent sous le radar, il est donc plus difficile de les corriger par la suite.

Au sein de cette structure, le bureau de gestion de projet offre le cadre de gouvernance global nécessaire à la réalisation de projets ou de programmes d’immobilisations complexes. Il définit les normes, les exigences en matière de production de rapports et les pratiques cohérentes pour la gestion des projets au sein d’un portefeuille d’immobilisations dans le secteur des infrastructures.

Le contrôle de projet renforce le cadre du bureau de gestion de projet, car il traduit les normes de gouvernance en données sur la performance que l’on peut mesurer. Un bureau de gestion de projet définit la manière dont un projet ou un programme d’immobilisations sera géré. Pour sa part, le contrôle de projet fonctionne comme une capacité spécialisée qui met à jour l’efficacité d’un projet sur le plan de la portée, du calendrier, du coût et des risques.

Pour ces raisons, les rapports de contrôle de projet ne sont plus de simples rapports d’étapes descriptifs. Il s’agit d’analyses structurées et fondées sur des données qui permettent d’intervenir plus vite et qui favorisent une responsabilisation accrue et une prise de décision plus sûre.

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Le contrôle d’un projet d’immobilisation dans la pratique

Prenons l’exemple d’une municipalité réalisant un projet de modernisation d’une usine de traitement des eaux usées de 100 millions de dollars. Au 14e mois de la construction, le projet semble être en bonne voie : selon le dernier rapport d’étape, 45 % du travail est réalisé et 40 % du budget approuvé a été dépensé. Aucune modification importante n’a été apportée au cahier des charges. À priori, la performance est acceptable.

Mais le contrôle de projet révèle tout autre chose. Une analyse portant sur la portée, le calendrier, les coûts et les risques indique que le projet s’oriente vers un dépassement des coûts qui se situerait entre cinq et huit millions de dollars. De plus, le projet pourrait accuser des retards et ne prendre fin qu’au cours du prochain exercice financier. Avec les indicateurs standard, ces risques ne seraient probablement mis en évidence qu’une fois le projet terminé à 60 ou 75 %. Les mesures correctives que l’on pourrait prendre seraient alors moins nombreuses, plus perturbantes et plus coûteuses.

La gestion intégrée de projet et les fonctions du bureau de gestion de projet restent essentielles à l’exécution et à la gouvernance. Grâce au contrôle d’un projet d’immobilisations, on obtient un tableau encore plus précis de la performance du projet par rapport à ce qui a été approuvé au départ.

Cet exemple montre que le contrôle de projet agit comme système d’alerte précoce. Les municipalités sont ainsi plus aptes à cerner et à régler les problèmes avant qu’ils ne prennent trop d’envergure et fassent l’objet de pressions de la part du public ou qu’ils aient des conséquences financières ou opérationnelles néfastes.

Les atouts du contrôle de projet dans le cadre d’un projet d’immobilisations municipal

Le contrôle d’un projet ne profite pas seulement au projet lui-même. Il peut aussi aider une municipalité à adopter une approche plus cohérente et plus rigoureuse en matière de gestion de la performance et des risques d’un programme d’immobilisations. Elle pourra ainsi mieux atteindre ses objectifs stratégiques.

La valeur ajoutée de cette stratégie est claire et mesurable :

  • Des coûts plus prévisibles, ce qui réduit le risque de dépassements
  • Des délais et des prévisions plus précis, ce qui se traduit par moins de retards et de perturbations
  • Des risques cernés et gérés plus rapidement, ce qui réduit le risque global du projet
  • Une gouvernance et une responsabilisation plus rigoureuses, reposant sur un système cohérent de production de rapports
  • Une meilleure prise de décision, étayée par des données de performance fiables

Dans le contexte municipal – avec moyens financiers sont limités, une stricte surveillance et des résultats ayant une incidence à long terme – il faut avoir ce niveau de visibilité pour maintenir la confiance dans le projet ou sa mise en œuvre.

La valeur ajoutée est également quantifiable. L’expérience du secteur montre qu’un contrôle de projet efficace peut réduire les coûts d’investissement totaux d’au moins 5 % (lien en anglais), et ce, même après le calcul des frais de mise en œuvre et des frais généraux. Compte tenu de l’ampleur de nombreux programmes d’immobilisations municipaux, cela représente une réduction importante du risque financier global.

Le contrôle de projet est parfois perçu comme un fardeau administratif. En fait, il améliore la qualité de l’information servant à gérer un projet. Il vient donc étayer la gestion de projet, et non la remplacer. Appliquées de manière cohérente, les mesures de contrôle réduisent encore davantage les risques et protègent à la fois les résultats d’un projet et les investissements publics.

Mise en œuvre du contrôle de projet dans le contexte d’un programme d’immobilisations

Il n’est pas nécessaire de bouleverser complètement le cadre de gestion d’un projet existant pour mettre en œuvre le contrôle de projet. Il s’agit plutôt d’intégrer divers processus, outils, méthodologies et mécanismes de gouvernance. Dans la plupart des municipalités, cela passe par le renforcement de pratiques déjà en place. Il suffit d’y ajouter une plus grande cohérence et des capacités proactives d’aide à la décision. Les équipes de projet et les dirigeants sont ainsi mieux outillés pour cerner rapidement les risques émergents, évaluer leurs conséquences et mettre en œuvre des mesures correctives avant que les choses ne s’aggravent.

Le succès de la mise en œuvre s’articule généralement autour de quelques éléments clés, à savoir :

  • Des critères de référence clairs en matière de performance, avec une portée, un calendrier et des repères de coûts bien définis
  • Un suivi et des prévisions cohérents, reposant sur des données fiables et des mises à jour régulières
  • Des rôles clairement définis et une séparation des responsabilités afin de garantir une validation indépendante de la performance
  • Des outils, modèles, processus et procédures garantissant la cohérence des tâches de contrôle de projet à l’échelle de l’organisation.
  • Des cadres normalisés de mesure et de rapport de performance, harmonisés entre les projets et les programmes
  • Un processus formel de gestion du changement permettant de définir clairement comment les changements sont cernés, évalués, approuvés, documentés et intégrés dans les bases de référence des projets
  • Une gestion efficace des données pour améliorer la visibilité, la standardisation et la collaboration

Loin d’ajouter à la complexité, si elles sont efficaces, les mesures de contrôle d’un projet apportent une plus grande visibilité à la réalisation de projets et de programmes. Appliquées de manière cohérente à l’ensemble des projets et programmes d’immobilisations, elles améliorent la performance globale.

Le contrôle de projet : de la visibilité à la confiance

Alors que les municipalités continuent d’investir dans le secteur des infrastructures, les attentes en matière de réalisation des projets ne feront que croître. Les projets gagnent en envergure, complexité et visibilité, il est donc d’autant plus important de prendre des décisions éclairées au moment voulu.

Le contrôle de projet est un atout indéniable. Il permet de détecter les problèmes dans l’œuf, d’agir avec détermination et de garder le contrôle sur les coûts, le calendrier, la portée et les risques pendant toute la durée de la mise en œuvre. Dans un contexte où les imprévus entraînent des conséquences financières, opérationnelles et réputationnelles importantes, cette capacité n’est pas un luxe.

Lorsqu’une municipalité veut améliorer la performance de ses programmes d’immobilisations, le contrôle de projet est une solution qui lui permet d’améliorer les résultats et d’accroître la confiance de tous envers la réalisation de projet. C’est une approche pratique et éprouvée pour y arriver.

Pour en savoir plus sur les stratégies de contrôle de projets d’immobilisations dans le contexte d’un projet ou d’un programme municipal, communiquez avec nos spécialistes en contrôle de projet, à l’adresse suivante : info@colliersproejctleaders.com.